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【これで解決！】Google スプレッドシート™ の具体的な使い方（管理表作成〜プルダウン〜条件付き書式〜チェックボックス）

Google スプレッドシート（以下、スプレッドシート）は、表計算ツールです。

表やグラフの作成、関数を使った集計などが可能で、管理表・計画表・統計などが簡単に作成できます。※すべて無料でご利用いただけます

 

そこで本記事では、管理表や計画表を作成する際に必要な「プルダウン」「条件付き書式」「チェックボックス」など、スプレッドシートの基礎を解説します。操作画面を元に一緒に作成していただくと、他にも応用できる内容です。

Google for Education™ を導入されていない学校様でも利用できますので、ぜひこの機会にお試しください。

 

 

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STEP1 : 新しい Google スプレッドシートを作成する

それでは管理表を作成する手順を説明していきますので、ぜひ一緒に操作してみてくださいね。（ここでは練習として、「Chromebook 貸出管理表」を作成します）

※アップデートにより操作画面が変更になっている可能性がございます

 

まずは、Google Chrome™ を起動して、画面右上の9つの■をクリック→[スプレッドシート]を選択→[空白]をクリックします。すると、新しいスプレッドシートが開きます。

出典元：できる Google for Education コンプリートガイド 導入・運用・実践編 増補改訂2版

 

 

STEP2 : 見出しと項目を入力する

新しいスプレッドシートが開いたら、[無題のスプレッドシート]をクリックしてタイトルを[Chromebook 貸出管理表]と入力しましょう。

 

次にそれぞれの見出しに以下を入力します。

  • 表見出し「Chromebook 貸出管理表」
  • 列見出し「日付・曜日・○時間目」

 

列見出し「日付」「曜日」の下に、最初の日付と曜日を入力します。日付を入力したセルを一度クリックした後、セルの右下にマウスポインターを合わせると、マウスポインターが[＋]に変わるので、下方向へドラッグすることで日付を一気に入力できます。

 

曜日も同様に、入力したセルを一度クリックしたうえで右下にマウスポインターを合わせ、[＋]に変わったら下方向へドラッグすると、曜日が一気に入力されます。

出典元：できる Google for Education コンプリートガイド 導入・運用・実践編 増補改訂2版

 

 

STEP3 : プルダウンを設定する

次にプルダウンを設定します。プルダウンとは、入力しなくても項目を選択形式で選べるようにする方法です。

 

まずはシートの左下[＋]をクリック→新しいシート「シート2」を作成→シート名「シート2」の上でダブルクリックし、シート名を「プルダウン設定用」に変更します。

続いてプルダウンで選択する項目（ここではクラス名）を選択項目として入力します。

 

プルダウンの選択項目を入力したら「Chromebook 貸出管理表」シートをクリックして戻り、プルダウンを設定します。

まず、プルダウンを設定したいセル（ここではC2〜H32）をドラッグで選択→メニューバーの[データ]をクリック→[データの入力規則]をクリックします。

出典元：できる Google for Education コンプリートガイド 導入・運用・実践編 増補改訂2版

 

?HINT

プルダウンを使えば選択項目を自由に設定できるので、さまざまな管理表への活用が可能です。また、入力ミスを防ぐことにもつながります。
Ex）
備品管理：[使用予定] [使用中] [返却済み]
参加状況：[参加] [不参加] [未定]

 

 

STEP4 : データ範囲を選択する

データの入力規則を設定する画面が表示されたら、

[条件]の[データ範囲を選択]をクリック

→[プルダウン設定用]シートをクリック

→B列（選択項目であるクラス名）を選択

→[OK]をクリック

→[保存]をクリックします。

出典元：できる Google for Education コンプリートガイド 導入・運用・実践編 増補改訂2版

 

?HINT

STEP3-4では、プルダウン用の項目を別シートに作成しましたが、リストを作成しなくても選択項目を直接入力して設定することもできます。

 

 

STEP5 : 条件付き書式設定ルールを表示する

次に、より分かりやすく使いやすい管理表にするため、条件付き書式設定で、指定した背景色が表示されるようにします。

※ここでは一年生(赤)、2年生(黄)、3年生(青)、特別支援(緑)の背景色が表示されるよう設定します。

 

シート上部メニューバーにある[表示形式]をクリック→[条件付き書式]をクリック→画面右側に[条件付き書式設定ルール]が表示されます。

出典元：できる Google for Education コンプリートガイド 導入・運用・実践編 増補改訂2版

 

STEP6 : 条件に応じた書式を設定する

[範囲に適用]の[データ範囲を選択]をクリック

→プルダウンを設定したセル（C2〜H32）をドラッグして選択

→[OK]をクリック

→[セルの書式設定の条件]で、[次を含むテキスト]を選択

→[値または数式]に「1年」と入力

→[塗りつぶし]をクリックして、背景色を[明るい赤2]に設定する

→[完了]をクリック

 

この設定をすることで、プルダウンで一年生を選んだ時に背景が赤色に自動反映され、管理表が見やすくなります。

[条件を追加]をクリックし、同様の手順で2年生、3年生、特別支援の背景色もそれぞれ設定します。

出典元：できる Google for Education コンプリートガイド 導入・運用・実践編 増補改訂2版

 

 

STEP7 : チェックボックスを挿入する

続いてチェックボックスを挿入します。

チェックボックスは確認作業を効率的に進めるうえで非常に便利です。ここでは「充電確認」のためのチェックボックスをセルJ3〜J32に挿入していきます。

 

「セルJ3〜J32」をドラッグして選択→メニューバーの[挿入]をクリック→[チェックボックス]をクリックすると、チェックボックスが挿入されます。

 

出典元：できる Google for Education コンプリートガイド 導入・運用・実践編 増補改訂2版

以上、表の作成に役立つ一連の基本操作を解説しました。

これらの内容を組み合わせることで、校務や授業で使用する管理表や計画表など、各方面で活用できます。

 

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今回はご紹介できませんでしたが、「データ検索」からグラフを簡単に作成したり、「フィルタ機能」で必要な情報を素早く抽出したり、「関数」を活用してより高度な資料作成をしたりなど、便利な機能が揃っています。

 

Google スプレッドシートをはじめとする Google Workspace for Education のアプリは、端末内やUSBではなく、クラウド上で機能しています。そのため、編集後はただちに自動保存され「上書き保存をする前に閉じてしまい消えてしまった！」という心配は不要です。安心して活用いただけたらと思います。

 

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◆『これで解決！』シリーズ◆

ーGoogle Classroom

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  • 具体的な使い方（管理表作成〜プルダウン〜条件付き書式〜チェックボックス）

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